ניהול מכרזים למערכי מזון

f שיתוף

Tweet

אף על פי שכיום חדרי אוכל במקומות ציבוריים או בחברות עם מספר עובדים גדול כבר אינם ניראים כמו חדרי האוכל של הקיבוצים בתחילת שנות העשרים והשלושים של המאה העשרים, עדיין נשמר משהו מן המשותף. ראשית, מדובר במקומות עם מספר מקומות ישיבה גדול. שנית, הטעם והסיבה להקמתם של חדרי האוכל במקומות עבודה זהה - פשוט כי כמו שכולנו צורכים חמצן לנשימה - כולנו חייבים גם לאכול כדי לשרוד ולהתקיים.

לכן צריך להזרים קצת חידושים בעיניין וכמובן לתת לקבוצות העובדים השונות להפגש להפסקת צהריים לשם אכילה, למנוחה ולמפגש אנושי רחב. מחקרים מראים כי הפסקות מדודות ועינייניות - עוזרות לחברות ועסקים להגדיל תחושת הרווחה בקרב העובדים ולפיכך מגדילה את תפוקתם (פרודוקטיביות) של העובדים במקום עבודתם.

כשף יועץ, ארז שטרן יודע לתת גם פיתרון לחברות ואירגונים בינוניים וגדולים המקימים, משפצים או מחוייבים בבניית מערך הסעדה המתאים להם בצורה הטובה ביותר.
בעזרת מערך ניהול מכרזים יעיל, מהודק, מקיף ומתקדם אוכל להתאים את מערך ההסעדה האידיאלי לצרכי הארגון, החברה והעובדים שלכם.
בתום התהליך, יוצגו לכם (כארגון) הצעות מפורטות ממספר חברות קייטרינג שנמצאו הכי מתאימות לדרישות ומתוכן תיבחרו את ספקי השירות המתאימים ביותר והרלוונטים לפרוייקט שלכם.

כיצד בוחרים יחד את קבלן המזון האידיאלי עבורכם?
בדיוק כמו שאני עושה שעורי בית עם כל לקוח וקבוצה הפונים אליי לצורך אירוע לגבי התפריט שאותו אוציא לפועל בזמן האירוע, כך – בפרוייקט של הקמת מערך הסעדה ומזון לעובדים במקומות עבודה – הכל מתחיל בהבנת צרכי הארגון. מהם הצרכים של קהל הסועדים? מהן הציפיות של העסק/החברה/האירגון ממפעיל מערך ההסעדה? כיצד תדעו לבחור את שירות הקייטרינג המתאים לכם ביותר? כיצד בוחרים חברה יציבה ונמנעים מהחלפה תדירה של הספק? על מה מומלץ לשים דגש וממה חשוב להיזהר?

הגדרת מערך הסעדה מתאים למידות הנכס, ולאחריו בחירת מפעיל למערך זה, הנו תהליך מורכב המצריך לקיחת משתנים רבים בחשבון. לשם כך, פיתחתי מודל להכנת מכרז מסודר ומדויק, המסכם את כל המאפיינים הדרושים לכם. בין אם מדובר בשירותי ייעוץ קולינרי לצורך שידרוג התפריט הקיים, בין אם בבניית מכרז או לבדיקת קבלת הצעות בנוגע להפעלת מערך ההסעדה בארגון. השף ארז שטרן מלווה ארגונים וחברות לאורך כל שלבי בניית המכרז, החל מהבנת צרכי הארגון והסועדים המשך בבחירת הקבלן (כלומר שירות הקייטרינג) המתאים ביותר. ועד לכניסתו להפעלה מלאה של מערך המזון. ככל שנגדיר יחד טוב יותר את דרישות הארגון, נוכל להתאים עבורכם את שירות הקייטרינג המתאים ביותר.

השלב המקדמי
השלב הראשון בהכנת המכרז הוא בניית שאלון סקר צרכים לארגון, המהווה בסיס לבניית המכרז. המכרז משכלל את כלל מרכיבי הארגון כפי שהוגדרו: תקציב, מערך ההסעדה הקיים או המתוכנן, שאיפות הארגון מבחינה קולינרית, בטיחות מזון וקיום תנאי תברואה נאותים לבתי אוכל, צרכים ספציפיים של המתקן, הארגון ומפעיל מערך ההסעדה.

ספר המכרז
ספר המכרז מסכם למעשה את כלל הצרכים שהוגדרו על-ידי הארגון. פרט לגוף המכרז, הוא יכלול נספחים בנושא ביטוח, ערבויות, שמירת סודיות, חוזה התקשרות משפטי ונספחים שונים על-פי הצורך.
בספר מכרז שכזה תמצאו את הפרקים הבאים:
• החלטה על תנאי סף – הבהרות ותנאים מקדימים.
• אפיון הלוקיישן/האתר בו תתקיים הפעילות והצרכים של האירגון.
• התחייבויות המפעיל – תקני כוח אדם, שעות פעילות, משימות אחזקה ונקיון.
• יחסים ומחוייבויות כספיות.
• מבנה ארוחות ומגוון הפריטים בתפריט, כולל טבלאות משקל ומפרטי תפריט.
• הנחיות ופעילויות מיוחדות בנושאי מזון – ימי עמים, פינות שף, פתרונות לגבי תפריטי ארוחות חלביות ובאיזו מידה של כשרות מחוייב המעסיק כלפי עובדיו.
• ציוד בישול וקירור – אספקה, אחזקה ואחריות.
• מסמכים להגשה והצעות מחיר.
• חוזה התקשרות.
• הסדרת תהליך כניסת הקבלן להפעלת חדר האוכל והמטבח.
• נספחים רלוונטים לכל מקום ומקום.

תהליך המכרז
לאחר קבלת אישורי הארגון לחוברת המכרז (בין אם מדובר ב-RFI או ב-RFP) מופץ המכרז לחברות שנבחרו, או נמכר למעוניינים במקרה של פרסום רחב. לאחר קבלת ההצעות מתקיים תהליך ניפוי מועמדים שנמצאו לא מתאימים ודירוג המועמדים המתאימים. לצורך גיבוש ההחלטה הסופית מתקיימים סיורים ופגישות עם המציעים שהגיעו לישורת האחרונה.

לוחות הזמנים ותיזמון לביצוע המכרז
אפיון צרכים אורך עד שבועיים.
כתיבת חוברת המכרז (טיוטא ראשונה) - שבועיים עד שלושה.
אישור חוברת המכרז על ידי נציגי הארגון.
פרסום מכרז וקבלת ההצעות, כולל סיור קבלנים - שבועיים עד שלושה.
בחירת קבלן - כולל סיורים אצל קבלנים רלוונטים -שבועיים עד שלושה.
סך הכל: בין עשרה ל-13 שבועות מתחילת התהליך ועד סיומו.

אז בין אם אתם מעוניינים להקים מערך הסעדה בבניין חדש או לשפץ מערך הסעדה בבניין קיים? מעוניינים להחליף זכיין קייטרינג שכבר לא עומד בסטנדרטים שלכם? רוצים לקבל הצעה קונקרטית מהשף ארז שטרן לצורך ייעוץ בבניית תפריט עדכני ומפתה? רוצים לשפץ את המטבח הביתי? מעוניינים לשחרר קצת את הצוותים שלכם ולתת להם סדנא שוברת שגרה מסוג ODT? התקשרו ישירות לטלפון 050-5852785 או השאירו לנו פרטים כאן למטה.